Introduction
Comme nous l'avons vu lors de la présentation de la structure projet, il est important d'avancer sans brûler les étapes. Ainsi avant de rentrer dans l'étape suivante, un portail nous permet de nous assurer que nous sommes toujours dans des conditions favorables.
Nous avons matérialisé ces portails sous la forme d'une checklist simple posant l'ensemble des questions structurantes.
Fonctionnement
Cette checklist doit être réalisée deux fois dans cette phase d'avant-vente. Une première avant le lancement de l'étude initiale et une seconde avant la validation du projet.
Pourquoi deux fois ? Simplement car au fur et à mesure de votre exploration vous pourrez découvrir des éléments qui vous feront remettre en cause vos choix précédents et qu'il est important de valider tous ces points pour prendre la décision de lancer le projet ou non.
La checklist comprend un ensemble de question regroupés par sujets.
Pour chaque question, vous avez la possibilité de répondre oui ou non (oui = 1 et non = 0).
Il vous suffit ensuite de faire le total et de le comparer à la grille suivante :
| Score | Description |
|---|---|
| Vert >= 12 | Le projet est dans de bonnes conditions pour poursuivre. |
| Orange entre 8 et 11 | Les points non validés doivent avoir de bons justificatifs pour poursuivre. |
| Rouge < 8 | Le projet est trop risqué pour aller plus loin. |
Checklist de validation
| BESOINS | |
|---|---|
| Le besoin est-il clairement défini ? | oui/non |
| Le projet est-il cohérent avec la stratégie ? | oui/non |
| Cette proposition est-elle acceptable par les équipes ? | oui/non |
| Aucune solution similaire n'existe chez des concurrents ou des fournisseurs ou si c'est le cas, cette proposition nous donnera un avantage concurrentiel ? | oui/non |
| RESPONSABILITES | |
| Le client est-il suffisamment sérieux ? | oui/non |
| Le responsable projet chez le client est-il clairement défini et engagé ? | oui/non |
| Un chef de projet a-t-il été clairement défini ? | oui/non |
| Les ressources nécessaires sont-elles disponibles pour réaliser la prochaine étape ? | oui/non |
| Les bénéficiaires (utilisateurs) du projet sont-ils clairement définis ? | oui/non |
| OPERATIONNEL ET TECHNIQUE | |
| Pouvons-nous réaliser ou acquérir les compétences nécessaires pour réaliser cette proposition ? | oui/non |
| La proposition est-elle réaliste avec notre savoir-faire, les technologies actuelles et les volumes envisagés ? | oui/non |
|
L'entreprise a-t-elle la capacité organisationnelle pour soutenir cette proposition ? Si ce n'est pas le cas peut-elle l'acquérir ? |
oui/non |
| PROJET | |
| Le projet solutionne-t-il les besoins exprimés par le client ? | oui/non |
| Les risques du projet sont-ils acceptables ? | oui/non |
| Le planning projet est-il réaliste ? | oui/non |
|
Le projet est-il rentable pour l'entreprise ? Si ce n'est pas le cas, ce projet apporte-t-il un avantage concurrentiel suffisant pour prendre ce risque ? |
oui/non |
En pratique
Vous pouvez gérer cette checklist facilement à l'aide d'un fichier Excel ou utiliser le module projet de SmartPilot.
Nous vous conseillons dans tous les cas de réserver un moment formel dédié à la validation de cette checklist.
Votre document doit vous permettre de lister les personnes qui ont participé à cette validation et d'ajouter un commentaire interne.
Il est important de tracer les choix que vous avez fait et de donner des directives pour la suite. Ces éléments serviront de guides lors des prochaines étapes et vous permettront également de revenir dessus lors du bilan projet.