Introduction
Le but de toute entreprise est de réaliser des projets :
Un projet est un objectif à réaliser, par des acteurs, dans un contexte précis, dans un délai donné, avec des moyens définis.
Nous allons donc commencer notre travail par définir les différentes étapes à suivre pour réaliser un projet. Ce travail nous permettra de prendre du recul afin d'avoir une vision globale du déroulement. Cela nous permettra de comprendre le rythme du projet afin de concentrer nos efforts au bon moment.
Comment ça fonctionne ?
Une structure projet propose un référentiel commun à l'ensemble de votre entreprise afin de se comprendre facilement et défini les différentes étapes à suivre ainsi que le rôle de chacun.
Son but est de proposer un vocabulaire et un ensemble d'outil pour sécuriser vos projets et éviter de perdre du temps à réinventer la roue à chaque projet. Elle permettra à votre équipe de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et minimisera les pertes de temps et d'énergie inutiles.
Afin de débuter sur de bonnes bases, nous allons définir deux notions primordiales dans cette démarche :
- ETAPES périodes ponctuelles durant lesquelles le travail est réalisé (ponctuelle = qui porte sur un point précis)
- PORTAILS points de contrôle où l’on procède à des vérifications avant de commencer une nouvelle étape
Ainsi notre structure projet sera constituée d'étapes qui auront chacune un portail d'entrée !
Cette vision est fortement inspiré du livre Gestion de projet de Robert Buttrick
Définir ces étapes
Une structure projet optimale doit :
- être assez rigide pour sécuriser tous les projets
- être assez flexible pour s’adapter à tous les types de projets
Nous vous conseillons de mettre en place des étapes qui peuvent être utilisées sur l'intégralité de vos projets. Cela permet d'avoir une démarche commune dans l'ensemble de vos services et de supprimer les malentendus.
Bien entendu, plus vous avez de type de projet différents, plus ces étapes ou les outils qu'elles utilisent, devront être déclinées pour s'adapter aux différents cas.
Exemples : un projet de développement et un projet de réalisation de vidéo ne se réalisent pas de la même manière, mais ont chacun une étape de réalisation !
Chez SmartBooster, nous vous proposons une structure que nous utilisons sur l'intégralité de nos projets. La phase de développement est réalisée de manière agile et les premières étapes nous permettent de partir dans de bonnes conditions.
L'objectif de ces étapes est de maximiser les chances d'aboutissement de nos projets afin de ne pas gaspiller inutilement l'énergie de notre équipe dans du travail qui n'aboutira pas.
Définir ces portails
Un portail est un point de contrôle où l’on procède à des vérifications avant de commencer une nouvelle étape.
Le but d'un portail est de stopper les dérives au plus tôt afin de limiter les dégâts et nous assurer que nous avançons dans la bonne direction.
Dans la vraie vie, certaines étapes de notre structure projet peuvent avoir lieu en parallèle et l'une des clés de notre mise en place est de considérer un portail comme un point d’entrée dans l'étape suivant plutôt qu'un point de finalisation de l'étape précédente.
Nous avons matérialisé chaque portail sous forme d'une checklist permettant de nous assurer que tous les éléments sont présents pour poursuivre le projet.
Ces checklist permettrons de répondre aux questions suivantes :
- Le projet est-il toujours réalisable (technique, ressources, contexte) ?
- Le projet est-il toujours aligné sur la stratégie de l'entreprise ?
- Avons-nous toujours le financement ?
- Le projet est-il toujours prioritaire par rapport aux autres projets ?
Il est temps à présent de vous présenter la structure de projet de SmartBooster